Im Auftrag eines Kunden habe ich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erstellt. Dieses DMS sollte im wesentlichen folgende Anforderungen erfüllen:

• ähnlich leichte Bedienung wie der Dateiexplorer von Windows, wie u.a. Drag&Drop-Funktion
• Einfügen von Stempeln auf den Dokumenten. Mit diesem Werkzeug kann man dem Dokumente eine Art Haftnotiz hinzufügen mit unterschiedlichen Inhalt u.a. Notizen

Die Software ist eine Client/Server Software. Der Server ist modular aufgebaut und beherrscht u.a. auch die Strichcodeerkennung (Datamatrix und PDF417).
Weitere OCR-Module lassen sich auf einfache Weise in das System integrieren.
Die ins DMS eingefügten Dokumente werden vom Programm inhaltlich auf verwertbare Daten geprüft z.B. Strichcode, um die Dokumente dann automatisch zu klassifizieren und sie in die zugehörigen Order zu verschieben.
Mein Dokumentenmanagementsystem ist seit dem Jahr 2001 bei meinem Kunden in Nutzung. Mit derzeit ca. 60 Usern wird auf dieses System zugegriffen. Das Programm verwaltet aktuell ca. 1 Mio. Dokumente. Täglich werden mittels der verschiedenen Importmodule ca. 1000 Dokumente, u.a. durch Fax, Email oder durch manuelles Scannen, dem System zugeführt.

Die Dokumente werden in einem eigenen Bildformat abgelegt. Dadurch ist es möglich, bis zu 25% Speicherplatz einzusparen gegenüber dem Tiff Bildformat.
Funktionsumfang meines Dokumentenmanagementsystems:

• Windowsexplorer-ähnliche Benutzeroberfläche
• Zentrale Speicherung aller Daten in einer Datenbank, daher beliebig skalierbar
• Volltextsuche und Dokumentenvorschau
• Scannerschnittstelle für Massenscans und elektronische Posteingangsverarbeitung(Fax, Email)
• Strichcodeerkennung
• Automatische Zuordnung zu Vorgängen und Kategorien
• Ordner können hierarchisch angelegt werden
• Ordner können pro User verwaltet werden
• Ordner können durch Berechtigungen geschützt werden (z.B. drucken verboten)
  
• Export der generierten Dokumente an Kunden über ein Interportal im PDF-Format
• Export zu Microsoft Word